Meeting-Recorder: Besprechungen aufnehmen und Protokoll per KI

Was ein Meeting-Recorder können muss

Wer eine Besprechung aufnimmt, will danach ein Protokoll. Ein Diktiergerät nimmt eine Stimme aus kurzer Entfernung auf. Ein Meeting-Recorder muss mehr leisten. Er soll alle Stimmen an einem Tisch gleich gut erfassen, auch die leise Kollegin am anderen Ende. Danach soll aus der Aufnahme ein Protokoll werden, das zeigt, wer was gesagt hat und was beschlossen wurde. Drei Eigenschaften entscheiden darüber.

Die erste ist der Aufnahmebereich. Drei Geräte in unserer Auswahl nennen laut Hersteller 5 Meter: das Plaud Note Pro, das Comulytic Note Pro und der soundcore Work. Nach unserer Einschätzung reicht das für einen Besprechungstisch mit sechs bis acht Plätzen. Geräte mit 3 Metern sind für Gespräche zu zweit oder zu dritt gebaut. Beim Plaud Note Pro gilt die volle Reichweite nur im Leistungsmodus, im Energiesparmodus sinkt sie auf 3 Meter.

Die zweite ist die Sprechertrennung. Alle KI-Geräte in unserer Auswahl trennen laut Hersteller nach Sprechern. Wie gut das gelingt, hängt von der Aufnahme ab. Wenn alle durcheinanderreden oder das Gerät nah an einer Person liegt, verwechselt die Software Stimmen leichter. Ein Gerät in der Tischmitte liefert die gleichmäßigste Grundlage.

Die dritte ist die Laufzeit. Ein Workshop-Tag dauert acht Stunden, eine Woche mit täglichen Runden schnell mehr. Das Plaud Note Pro hält laut Hersteller bis zu 50 Stunden, das Comulytic Note Pro bis zu 45 Stunden. Der soundcore Work schafft allein 8 Stunden und lädt danach im Ladecase nach.

Vom Mitschnitt zum Protokoll

Bei einem KI-Gerät läuft das Protokoll fast von selbst. Nach der Besprechung überträgt die App die Aufnahme und schickt sie zur Transkription. Zurück kommt ein Text mit Sprechern und eine Zusammenfassung nach Vorlage, etwa mit den Abschnitten Teilnehmende, Themen, Entscheidungen und offene Aufgaben. Die Hersteller bieten dafür fertige Vorlagen an, eigene lassen sich anlegen.

Ein paar Gewohnheiten machen das Ergebnis deutlich besser:

• Vorstellungsrunde: Wer zu Beginn kurz seinen Namen sagt, wird von der Software leichter zugeordnet.
• Gerät in die Mitte: gleicher Abstand zu allen, weg von Laptop-Lüftern und Kaffeemaschinen.
• Entscheidungen aussprechen: am Ende jedes Punkts in einem Satz zusammenfassen, was beschlossen ist.
• Stellen markieren: Bei Geräten mit Taste, etwa von Plaud, kurz drücken, wenn etwas Wichtiges fällt. Die Zusammenfassung hebt diese Stellen später hervor.
• Durcheinander vermeiden: Wenn zwei gleichzeitig reden, verliert jede Sprechertrennung.

Wer über mehrere Termine hinweg arbeitet, kann Aufnahmen zusammenführen. Anker bietet das beim soundcore Work im Pro-Abo an, Plaud nennt das Zusammenführen von Aufnahmen als Funktion seiner App. So entsteht etwa eine Zusammenfassung einer ganzen Projektwoche. Prüf das fertige Protokoll trotzdem, bevor du es verschickst. Namen, Zahlen und Fachbegriffe sind die typischen Fehlerquellen jeder Spracherkennung.

Ein Protokoll ersetzt nicht die Verantwortung für das Ergebnis. Lies es nach dem Meeting kurz gegen, bevor du es verschickst, und lass die Beteiligten Fehler melden. So bleibt die Aufnahme ein Werkzeug und wird nicht zur einzigen Wahrheit über das Gespräch.

Welches Gerät für welche Runde

Die Größe der Runde entscheidet über das Gerät.

• Zwei bis drei Personen: Ein Gerät mit 3 Metern genügt, etwa das Plaud Note.
• Besprechungstisch bis acht Personen: 5 Meter Reichweite, also Plaud Note Pro, Comulytic Note Pro oder soundcore Work.
• Großer Konferenzraum oder Saal: Ein einzelnes Gerät stößt an Grenzen. Zwei Geräte an beiden Tischenden helfen, oder eine fest eingebaute Konferenzanlage.
• Online-Meeting: Kein Gerät nötig, Software am Rechner reicht, bei Plaud etwa das kostenlose Plaud Desktop.

Wer viele Besprechungen aufnimmt, sollte zusätzlich das Abo bedenken. Bei Plaud und soundcore sind 300 Minuten im Monat kostenlos. Drei Meetings von einer Stunde je Woche ergeben schon zwölf Stunden im Monat. Was das kostet, rechnet der Abo-Rechner für jedes Gerät aus.

Vorlesungen und Seminare

Studium und Weiterbildung sind ein eigener Fall. Eine Vorlesung dauert oft 90 Minuten, ein Seminartag mehrere Stunden. Hier zählt die Laufzeit und die Position im Raum. Ein Gerät mit 5 Metern Reichweite in einer der vorderen Reihen erfasst die Lehrkraft gut. Fragen aus dem hinteren Teil des Saals kommen dagegen kaum an. Plaud bewirbt das Note ausdrücklich für Vorlesungen, mit strukturierten Notizen und visuellen Zusammenfassungen.

Frag vor jeder Aufnahme die Lehrkraft. Die Aufnahme öffentlicher Vorträge ist nach § 53 Abs. 7 UrhG nur mit Einwilligung des Berechtigten zulässig, und Hochschulen haben oft eigene Regeln für Mitschnitte. Für Einzelfälle ist eine Rechtsberatung nötig, dieser Text ist keine. Wer viele Stunden im Semester aufnimmt, kommt mit dem kostenlosen Kontingent der meisten Hersteller nicht aus. Hier spielt das Comulytic Note Pro seinen Vorteil aus, weil es laut Hersteller ohne Minutengrenze verschriftet.

Zustimmung und Datenschutz im Meeting

Für jede Aufnahme mit anderen gilt § 201 StGB. Für jede Aufnahme mit anderen zieht § 201 StGB eine klare Grenze bei heimlichen Mitschnitten. Kündige die Aufnahme deshalb zu Beginn an und lass alle zustimmen. Am einfachsten geht das mit einem Satz in der Einladung und einer kurzen Frage zum Start der Runde. Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechtsberatung.

Im beruflichen Umfeld kommt der Datenschutz dazu. Die Aufnahme verlässt für die Transkription das Gerät und landet beim Hersteller. Ob dein Arbeitgeber das erlaubt, regeln oft interne Vorgaben. Frag vor dem ersten Einsatz nach. Wie die Hersteller mit den Daten umgehen, steht in den Modellberichten und auf der Seite Diktieren in Praxis und Kanzlei.

Vor dem ersten Einsatz im Team lohnt eine kurze Absprache. Diese Punkte gehören hinein.

• Ankündigung – Wer nimmt auf, und wann wird es gesagt?
• Zweck – Wofür wird das Protokoll genutzt, und wer bekommt es?
• Aufbewahrung – Wie lange bleiben Aufnahme und Text gespeichert?
• Ausnahmen – Bei welchen Themen wird die Aufnahme gestoppt?

Einmal geklärt, muss niemand im Meeting darüber nachdenken.

So findest du dein Gerät

Wenn du nur eine Frage beantworten willst, dann diese. Wie groß ist der Tisch, an dem du meistens sitzt? Für kleine Runden reicht ein günstiges Gerät, für den ganzen Besprechungstisch brauchst du 5 Meter. Die Übersicht Beste KI-Diktiergeräte zeigt alle Modelle mit Datenblatt. Der Diktiergerät-Finder fragt beim Einsatz „Meetings am Tisch“ genau diese Reichweite ab und schlägt dann drei Geräte vor.